Ημερολόγιο

Το «Ημερολόγιο» αποτελεί μια γρήγορη και πρακτική λύση στο πρόβλημα της δημιουργίας κινήσεων εύκολα και ταχύτατα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να σύρετε το ποντίκι στη γραμμή που αντιστοιχεί στο δωμάτιο το οποίο θέλετε να κάνετε τη κίνηση, μεταξύ των ημερομηνιών που επιθυμεί ο πελάτης και να πατήσετε το κουμπί «Νέα Κράτηση». Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να εμφανιστεί  η φόρμα των κινήσεων, συμπληρωμένη με τις ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης.

Διαχείριση Δωματίων

Το proXess Hotel Management System δίνει την δυνατότητα διαχείρισης των δωματίων ενός ξενοδοχείου.  Οι πληροφορίες που μπορούν να αποθηκευτούν για κάθε δωμάτιο είναι ο κωδικός, το ό νομα, μια συνοπτική περιγραφή του δωματίου, ο  τύπος του δωματίου, ο όροφος στον οποίο βρίσκεται, ο τύπος του κρεβατιού, η βασική χρέωση ανά νύχτα, το μέγεθος του δωματίου σε τετραγωνικά μέτρα, ο αριθμός των ενηλίκων και ο αριθμός των παιδιών που μπορεί να φιλοξενήσει , μια φωτογραφία του εσωτερικού του δωματίου, το σχέδιο του αρχιτεκτονικού πλάνου με τη θέση του δωματίου σε αυτό και επίσης χαρακτηριστικά όπως αν μπορεί να φιλοξενήσει κατοικίδιο, αν είναι κατάλληλο για άτομα με κινητικές δυσκολίες, αν είναι για καπνιστές και αν είναι διαθέσιμο ή όχι (λόγω βλαβών).Τέλος, δίνεται η δυνατότητα προσθήκης χαρακτηριστικών (στη καρτέλα «Διάφορα») από τον χρήστη όσον αφορά τις ανέσεις που μπορεί να προσφέρονται σε κάθε δωμάτιο και αποθήκευσης σημειώσεων σχετικά με αυτό.

Η αναζήτηση γίνεται βάση του κωδικού και /ή του ονόματος του δωματίου. Με την επιλογή ενός δωματίου συμπληρώνονται τα στοιχεία που αφορούν το δωμάτιο αυτό στα κατάλληλα πεδία.  Το κουμπί «Νέα Εγγραφή» δημιουργεί ένα νέο δωμάτιο, ενώ το κουμπί «Αποθήκευση» αποθηκεύει στη βάση το νέο δωμάτιο ή τις αλλαγές που έγιναν σε κάποιο ήδη υπάρχον. Το κουμπί «Διαγραφή» διαγράφει το υπάρχον δωμάτιο που είναι επιλεγμένο και τέλος το κουμπί «Ακύρωση» καθαρίζει τη φόρμα και δίνει τη δυνατότητα επιλογής άλλου δωματίου για τη προβολή των στοιχείων του ή τη δημιουργία νέας εγγραφής.

Διαχείριση Πελατών

Οι πελάτες χωρίζονται σε δυο κατηγορίες, τα φυσικά πρόσωπα και τις εταιρείες ή τα ταξιδιωτικά γραφεία. Η διαχείριση των απλών πελατών(φυσικά πρόσωπα)  γίνεται με την παρακάτω φόρμα.

Η φόρμα «Διαχείριση Πελατών» δίνει τη δυνατότητα εισαγωγής στη βάση νέου πελάτη καθώς και τη δυνατότητα αναζήτησης βάση του ονοματεπωνύμου και /ή του κωδικού του. Τα στοιχεία που αποθηκεύονται για τους πελάτες είναι ο κωδικός, το όνομα, το επίθετο, η προσφώνηση, ο αριθμός αστυνομικής ταυτότητας, ο αριθμός άδειας οδήγησης, η εθνικότητα, η γλώσσα επικοινωνίας με τον πελάτη, η ημ/ναι γέννησης, το φύλο, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας, η πόλη, η χώρα, ο αριθμός του σταθερού τηλεφώνου, ο αριθμός του κινητού και το mail.

Στην καρτέλα «Διάφορα», δίνεται  η δυνατότητα κατάταξης του πελάτη σε μία ή περισσότερες κατηγορίες που είναι οι : VIP, τακτικός πελάτης και νέος πελάτης. Τέλος, αν ο πελάτης δεν είναι Έλληνας (δηλαδή έχει άλλη εθνικότητα και δεν κατάγεται από χώρα μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης) αποθηκεύονται ο αριθμός διαβατηρίου, η αρχή έκδοσης του διαβατηρίου, οι ημ/νιες έκδοσης και λήξης του διαβατηρίου, ο τύπος Visa που διαθέτει, η αρχή έκδοσης Visa, και οι ημ/νιες έκδοσης και λήξης της Visa.

Η φόρμα «Διαχείριση Εταιρειών/Ταξιδιωτικών Γραφείων» διαχειρίζεται τα στοιχεία των εταιρειών και των ταξιδιωτικών γραφείων που κάνουν κρατήσεις για τους υπαλλήλους ή τους πελάτες τους αντίστοιχα.

Τα στοιχεία που αποθηκεύονται για τις εταιρείες και τα ταξιδιωτικά γραφεία είναι ο κωδικός τους στο σύστημα, η επωνυμία, το ΑΦΜ, η ΔΟΥ, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας, η πόλη, η χώρα, δύο τηλέφωνα επικοινωνίας, το όνομα του ατόμου επικοινωνίας και το mail. Στα πλαίσια της παραμετροποίησης προσφέρεται η δυνατότητα αποθήκευσης επιπλέον στοιχείων που απαιτούνται για τη λειτουργία της δικής σας επιχείρησης.

Διαχείριση Κινήσεων

Η διαχείριση των κινήσεων αφορά τη δημιουργία κρατήσεων και τη καταγραφή των αφίξεων και των αναχωρήσεων των πελατών. Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται σχετικά με τις προαναφερθείσες λειτουργίες είναι η ημερομηνία εισαγωγής της κίνησης (συμπληρώνεται αυτόματα), η ημερομηνία και ώρα άφιξης του πελάτη και  η ημερομηνία και ώρα αναχώρησης του πελάτη. Υπ ‘όψιν ότι εισάγοντας  την ημερομηνία άφιξης και τον αριθμό των ημερών που ο πελάτης επιθυμεί να μείνει στο ξενοδοχείο και πατώντας Enter συμπληρώνεται αυτόματα η ημερομηνία αναχώρησης. Παρόμοια, συμπληρώνοντας τις ημερομηνίες και ώρες άφιξης και αναχώρησης του πελάτη συμπληρώνεται αυτόματα ο αριθμός των ημερών διαμονής του! Επιπλέον, αποθηκεύονται και το ονοματεπώνυμο του πελάτη, η τρέχουσα κατάσταση της κίνησης(κράτηση, check in κτλ), ο κωδικός και το όνομα του δωματίου, ο αριθμός του παραστατικού, το όνομα του γκρούπ και το όνομα του ταξιδιωτικού γραφείου ή της εταιρείας εφόσον ο πελάτης δεν ταξιδεύει μόνος του(αλλά σε γκρούπ) , ο τρόπος πληρωμής, ο τύπος της χρέωσης, ο αριθμός των ενηλίκων, ο αριθμός των παιδιών, η χρέωση του δωματίου, το φπα, οι επιπλέον χρεώσεις,  το συνολικό ποσό που πρέπει να πληρώσει ο πελάτης, η πίστωση  και το υπόλοιπο.

Στην καρτέλα «Διάφορα» ζητείται η εισαγωγή επιπλέον πληροφοριών που όμως έχουν απόλυτα προαιρετικό χαρακτήρα και δεν είναι απαραίτητη η συμπλήρωσή τους για την δημιουργία μιας κίνησης.  Οι πληροφορίες αυτές είναι ο αριθμός κυκλοφορίας του οχήματος του πελάτη και το μοντέλο του και  σε περίπτωση που ο πελάτης επιθυμεί να μεταφερθεί στο ξενοδοχείο με μέσο του ξενοδοχείου, αποθηκεύονται  το μέσο με το οποίο έφτασε ο πελάτης στον τόπο παραλαβής του(αεροπλάνο, πλοίο, τραίνο κτλ), ο τόπος παραλαβής, η εταιρία με την οποία ταξίδεψε, ο αριθμός πτήσης ή ναύλου αναλόγως, η έξοδος στην οποία θα γίνει η άφιξη και η ημερομηνία και ώρα άφιξης.  Σε περίπτωση που η παραλαβή δεν θα γίνει σε γνωστό σταθμό αλλά από άλλο μέρος αποθηκεύονται η ονομασία της τοποθεσίας, η διεύθυνση και η περιοχή.  Τέλος, μπορεί να γίνει αποθήκευση σημειώματος αφύπνισης του πελάτη.

Η αναζήτηση μπορεί να γίνει είτε συμπληρώνοντας την ημερομηνία της εγγραφής, είτε την ημερομηνία και ώρα άφιξης, είτε το όνομα (ή τον κωδικό) του πελάτη, είτε την κατάσταση της κράτησης, είτε το πεδίο του δωματίου είτε τον αριθμό του παραστατικού είτε συμπληρώνοντας συνδυασμό των παραπάνω πεδίων και πατώντας «Αναζήτηση».  Αυτή η ενέργεια έχει ως αποτέλεσμα την εμφάνιση της ή των καταχωρήσεων που έχει πεδία που συμφωνούν με τα κριτήρια της αναζήτησης. Η πλοήγηση ανάμεσα στις εγγραφές γίνεται πατώντας τα (κουμπιά) βελάκια.

Φίλτρο Αναζήτησης Δωματίων

Η εύρεση του δωματίου που ανταποκρίνεται στις προτιμήσεις του πελάτη μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το φίλτρο αναζήτησης δωματίων «Δωμάτια». Πατώντας το κουμπί «Φίλτρο» εμφανίζεται η φόρμα με τα διάφορα χαρακτηριστικά των δωματίων. Αφού συμπληρώσετε όσα από τα πεδία σας ενδιαφέρουν κατάλληλα, πατάτε το κουμπί «Αποθήκευση». Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να επανεμφανιστεί η αρχική φόρμα του φίλτρου, όπου πλέον η λεζάντα από «Ανενεργό φίλτρο» έχει γίνει «Ενεργό φίλτρο» και έχει γίνει πράσινη. Το μόνο που μένει για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα είναι να πατήσετε το πλήκτρο «Αναζήτηση». Οπότε εμφανίζεται μια λίστα με τα δωμάτια που πληρούν τα κριτήρια που θέσατε μαζί με όλα τα χαρακτηριστικά τους.